各部門の意見からの取組
多くの部門からのさまざまなご要望と意見

はじめに

当社ではこれまで、150社以上のさまざまな業界のお客様から、購買業務に関する課題や、情報システムに対する期待・ご要望など、幅広いお話を伺ってきました。
本コラムでは、その中でも購買業務を担当されている方々に焦点を当て、課題やニーズを整理・総括し、購買処理を支える情報システムとその運用のあるべき姿をシリーズ連載にしてご紹介していきます。

情報システム部門の視点による、デジタル購買へのアプローチとは？
皆様の購買業務の改善に向けたヒントとして、本コラムがお役に立てば幸いです。

1. 業務に関わる部門と、その情報システムへの意思

購買システムの導入や刷新を検討する際には、必ず関係する部門の方々からお話を伺います。主に関わるのは、以下の部門です。

1）購買要求部門

直接材であれば事業部門、製造業では生産管理・生産計画部門が該当します。

2）購買部門

資材部・調達部など呼称はさまざまです。なお、間接材中心や営業主体の商社では、専任部門を設けず、各要求部門が個別に対応しているケースもあります。

3）納入・荷受け・検品・品質管理部門

製造業では工場の荷受部門や倉庫、物流部門が担う場合もあります。

4）経理・財務部門

コスト計上や支払・出金など、会計処理を担う部門です。

大きくは以上の分類となり、部門内の職位差はあっても、これ以上細分化されることは多くありません。情報は原則として上記の順に流れていきますが、業務改善や情報システムに求める要件は、業界や事業形態によって大きく異なるのが実情です。

2. 購買部門

購買業務のフローを構想する際、中心となるのが購買部門です。
その役割や所掌範囲は事業社様によってさまざまですが、一般的には次のような業務を担います。

• 1）要求部門からの依頼をもとに見積依頼を行う
• 2）見積を比較し、手配先と発注条件を決定する
• 3）発注に関する社内承認を申請・推進する
• 4）発注後、仕入・検収まで取引先との連携を行う
• 5）請求書を受領し、検収結果をもとに経理部門へ支払依頼を行う
• 6）仕入先に関する情報収集や評価を行う

所掌範囲が広いほど、この部門における情報システムへの期待は高まります。
実際に伺う主な要件は、次のようなものです。

• ・業務効率を高めたい（入力や転記を減らしたい）
• ・過去実績を整理し、経験や勘に依存しない判断をしたい
• ・社内関係部門との連携を円滑にし、承認・決裁を迅速かつ確実に進めたい
• ・価格交渉や安定調達、納期・品質維持といった貢献を適切に評価してほしい

これらの要望を抱えながら日常業務を担っているため、結果として最もシステム要件が高くなる部門とも言えます。

3. 購買要求部門

購買要求部門は、業務と情報の出発点にあたります。
ここで発生する情報が、各部門や取引先へ正確に伝わることが、何より重要です。

要求部門の立場から見る情報システムへの要件は、概ね次の点に集約されます。

• ・要件登録を簡単に行いたい（Excel感覚で入力したい）
• ・承認申請を迅速に進め、上長に確実に気づいてもらいたい
• ・見積取得や発注結果、取引先からの回答を早く把握したい
• ・自分が依頼した処理の進捗、特に承認状況や発注可否を確認したい

これらは、情報システムの基本機能である「入力・照会・見える化」への要求と言えるでしょう。

4. 納入・荷受け・検品部門

発注までが社内手続き中心であるのに対し、発注後はこの部門の対応速度と正確さが、購買業務の成否を左右します。 一方で、情報システム要件として十分に拾われていないケースも多く見られます。

• ［納入・荷受け］
• ・納品予定情報を事前に、適切なタイミングで把握したい
• ・発注情報と現物、納品書との照合を効率化したい
• ・受取処理を簡便に行いたい
• ・納期遅延や日付変更、納入場所変更などを速やかに把握したい

• ［検品］
• ・仕様や型番など、詳細な発注情報を事前に確認したうえで検品したい
• ・検品結果を簡単に情報として処理したい
• ・不良やNGを速やかに購買・要求部門へ共有したい
• ・納品書や請求書を関係部門へスムーズに共有したい

現場や倉庫での作業が多いため、PCよりも手軽なデバイスで処理したいという点も、見逃せない要件です。

5. 経理部門

経理部門は購買業務の最終工程に位置し、支払・出金という責任を担います。
また、会計情報として事業成績をデータ化する立場から、次のような要件が挙げられます。

• ・検収情報を滞留させず、集約して把握したい
• ・検収結果や証憑、請求書を迅速かつ正確に入手したい
• ・確認結果を仕訳データや債務管理データとして手間なく連携したい
• ・財務会計だけでなく、管理会計としての分析や集約を効率化したい

購買業務の終点であり、経営に近い位置にある一方で、
見積・発注という起点の情報が、どれだけ正確に会計へつながるかは、取引量が増えるほど重要性を増します。

6. 各部門意見からみる購買システムの考え方

ここまで、各部門の視点から情報システムへの要件を整理してきました。これらを一気通貫の業務として捉えると、共通する要望が見えてきます。

• ・入力を簡便にし、データの目的や扱い方が分かりやすい構造にする
• ・業務が進む中で情報が変わっても、転記や書き直しを最小限にする
• ・取引先との情報伝達・照合を簡単にし、項目やコードを共通化する
• ・関係システムとの連携を極力シンプルにし、再入力や変換を減らす

これらを踏まえると、購買システムのあるべき姿は次のように整理できます。

• ・要件、見積、発注から仕入、支払までを一体で扱えること
• ・機能だけでなく、データ項目そのものが一気通貫であること
• ・紙に依存せず、FAXや帳票転送を前提としないこと
• ・各部門・現場をつなぐネットワークと、適切なデバイス選択ができること

現在は多くの購買システムがパッケージ化され、Webサービスとして提供されています。
そのため、各部門の意見をたたき台として整理することで、「課題は何か」「どのようなシステムにするか」を白紙から聞き取る必要はなくなり、要件整理をより効率的に進めることが可能になります。

弊社クレオでは、こうした進め方についても多くの経験があります。
構想段階からでも、お気軽にご相談ください。

まとめ

• ・購買DXは、まず業務と情報の流れを整理することから始まります。
• ・部門は違っても、正確な情報を適切なタイミングで共有したいという点は共通です。
• ・全体を俯瞰し、段階的に取り組むことが現実的な進め方と言えるでしょう。