各部門の意見からの取組
システム化や改善要望に診る

はじめに

当社ではこれまで、150社以上のさまざまな業界のお客様から、購買業務に関する課題や、情報システムに対する期待・ご要望など、幅広いお話を伺ってきました。
本コラムでは、その中でも購買業務を担当されている方々に焦点を当て、課題やニーズを整理・総括し、購買処理を支える情報システムとその運用のあるべき姿をシリーズ連載にしてご紹介していきます。

情報システム部門の視点による、デジタル購買へのアプローチとは？
皆様の購買業務の改善に向けたヒントとして、本コラムがお役に立てば幸いです。

1. 現状からの分類

ご相談をいただく際、必ずお伺いしているのが、現在の購買業務におけるシステム化の状況です。すべてを紙と手書き、電話やFAXのみで運用している事業社様は、さすがに現在ではほとんど見られなくなりました。

一方で、Excelを中心に業務が成り立っているケースは依然として多く、弊社ではこれらを本格的なシステム化には至っていない状態と捉えています。

これに対し、何らかの処理システムを用いて発注書作成や仕入処理まで行っている事業社様については、一定のシステム化が進んでいると分類しています。

ただし、そのような事業社様からもご相談をいただくということは、現行システムが十分に機能していない、もしくは次の段階を求められていることの表れだと考えられます。

2. 現行システムに関する不満

すでに購買システムを利用されている事業社様から伺う課題は、大きく機能面と運用面に分けられます。

• ［機能面］
• ・見積依頼から比較、発注先決定までを一連で扱えない
• ・発注時のメール送信が自動化されていない
• ・発注と仕入が分断され、転記や発注残管理に課題がある
• ・電子帳簿保存法対応や実績データの蓄積・活用が不十分

• ［運用面］
• ・日常保守や維持費の負担が大きい
• ・OSやミドルウェア更新のたびに追加費用が発生する
• ・自社開発ゆえに保守要員を抱え続けている

機能の不足に加え、継続的に発生するコストへの違和感が、刷新検討のきっかけになっているケースが多いようです。

3. これからシステム化を検討する事業社様

これからシステム化を検討される事業社様では、Excelとメールを中心とした運用が主流です。購買依頼書や発注書をExcelで作成し、承認を経てFAXやメール添付で送付する。
その後、発注一覧や仕入台帳もExcelで管理し、転記を重ねながら発注残や月次管理を行う・・。

こうした運用は決して珍しいものではありません。
ただし、課題は明確です。
入力・転記が多く、人手に依存していること、そして 購買要件の進捗や全体像を一覧で把握できないことです。

この部分がデジタル化されない限り、時間やコストをかけても、期待したシステム化効果は得られにくいと考えます。

4. 情報が大事か、業務が大事か

購買システム刷新のご相談では、「自社には特殊な処理がある」というお話をよく伺います。詳しく見ていくと、その多くは業務や情報の扱い方に起因するものである場合が少なくありません。

• たとえば、
• ・要求内容の曖昧さを許容したまま処理を進めている
• ・未定事項を含んだまま発注まで進め、後続で調整している
• ・承認ルールが複雑化し、例外対応が常態化している

といった点です。

もちろん、業界や取引内容によって違いはありますが、社内で定義すべき基本情報や、取引先と取り決める情報の多くは共通化が可能だと考えます。

すべての情報をシステムに載せるのではなく、「何を登録し、何を伝達し、何を結果として残すのか」を見直す。その結果として業務そのものを整理していくことも、有効なアプローチではないでしょうか。

5. 経営視点から見たコストセーブ

経営陣が購買システムに期待する点は、概ね次の三つに集約されます。

• ・日常的な購買コストの低減
• ・購買業務の省力化による人的コスト削減
• ・システム運営・維持コストの低減

これらを実現するためには、前章で述べたように、業務と管理を形づくる情報システムのシンプル化が出発点になります。

現業部門と経営陣の間で意見が分かれる場面もありますが、
「業務・管理ルールをシンプルに整理する」という方針を全社で共有することが、結果的に近道になるケースも多いようです。

6. システム選定で必須なこと

近年は、業務に即したパッケージやWebサービスが充実し、導入・運用のハードルは大きく下がっています。基幹系システムもWebサービス化が進み、システムそのものより、そこから得られる情報の活用に価値が移りつつあります。

そのため、要件定義においても、従来業務をそのままトレースするのではなく、
一度立ち止まり、業務全体を俯瞰して整理することが重要です。

トライアルを通じてサービスを試しながら、どの業務をどう組み立てるのか、
どの要素を優先して取り込むのか。

こうした検討を重ねることで、自社にとって無理のない、拡張性のある選択につながっていくと考えます。