DXの取り掛かりとして
システム化、改革計画

はじめに

当社ではこれまで、150社以上のさまざまな業界のお客様から、購買業務に関する課題や、情報システムに対する期待・ご要望など、幅広いお話を伺ってきました。
本コラムでは、その中でも購買業務を担当されている方々に焦点を当て、課題やニーズを整理・総括し、購買処理を支える情報システムとその運用のあるべき姿をシリーズ連載にしてご紹介していきます。

情報システム部門の視点による、デジタル購買へのアプローチとは？
皆様の購買業務の改善に向けたヒントとして、本コラムがお役に立てば幸いです。

1. 現状の把握

まず自社に購買部門が存在するかを確認し、社内の調達依頼、ベンダーへの見積依頼、情報伝達のプロセスがどの程度デジタル化されているかを把握する必要があります。たとえば、依頼や情報共有がExcelやメールで行われていないか、過去見積の情報が帳票サーバーで散在していないか、発注はメールやFAXによる書面送付に依存していないか、承認は捺印による紙運用ではないか、といった点です。

依然としてこのような状況にある企業は少なくありません。まずは現状の業務実態と課題を丁寧に洗い出すことがDX化の出発点となります。

2. 自社事業の視点から見る購買の特徴

次に、自社が扱う事業の性質を踏まえ、どのような対象を調達しているかを整理します。製品（モノ）中心なのか、サービス中心なのか、あるいは両者を組み合わせた事業形態なのかにより、購買の性格は異なります。

さらに、調達対象が定型品・定性サービスなのか、複雑な付加価値や専門性を伴う商材なのかで、重視すべき視点も変わります。大量かつ定型的な購買であればコストや納期管理が中心となり、非定型で専門性の高い調達では仕様情報の正確な管理やエンジニアリング的な伝達能力が重要となります。ここを整理することで、改善すべき購買領域の解像度が高まります。

3. 対象範囲の確認

購買業務は、要件取りまとめ〜見積入手〜ベンダー選定を対象とするのか、発注〜納品〜検収までを含むのか、あるいは支払までを含めるのか、企業によって範囲が異なります。

理想は購買業務全体をカバーするシステム化ですが、何を最優先で改善するべきか は企業ごとの課題構造に依存します。単価や納期、品質いずれを主要KPIとするかにより、システム化の重点領域は変わります。しかし共通する絶対領域は ベンダーとの交渉・発注情報の管理 です。ここがデジタル化されなければ、購買DXは成立しません。

4. 購買に対する問題意識の醸成

購買部門の課題は現場だけでなく、事業責任者や経営層からも指摘が上がりやすい領域です。品質の不安定さ、納期遅延、コスト上昇などが顕在化しやすく、結果として経営指標に影響を与えます。

ただし、これらの不満が 「購買の仕組み自体がデジタル化されていないこと」 に起因していると認識されるケースは多くありません。だからこそ、システム化によって何が可能になり、どのような成果が得られるのかを明確に提示し、課題意識を可視化することが重要です。

5. 目標の設定

購買システム導入で掲げられる代表的な目標には、次のようなものがあります。

• ・業務工数・紙運用の削減（省力化）
• ・コスト構成・変動要因の透明化
• ・納期管理の精度向上と安定化
• ・承認ルールや内部統制の強化

これらはデータ活用による取引先選定や発注判断の高度化につながり、最終的には意思決定の質を押し上げます。

ただし、その実現を阻むのはしばしば既存の業務慣行です。まずは業務プロセスをできる限りシンプルに再整理し、帳票・紙・Excel転記を起点とするフローを断ち切り、「見積 → 発注 → 仕入」の情報を一貫して蓄積できる状態を整えることが最初の一歩となります。

6. トライアルシステムで構想を固める考え方

購買システム化は容易ではないものの、ルールが明確で再現性が高い領域であるため、パッケージシステムの活用は非常に有効です。ノーコード／ローコードも選択肢ですが、現状踏襲型の発想に引きずられると失敗しやすくなります。

まずは 見積依頼〜発注〜納品〜検収 を一気通貫できるシンプルな業務をトライアルできるシステムを選択し、標準機能で自社業務がどこまで運用可能かをシミュレーションすることを推奨します。そのうえで必要最低限の特殊要件を追加検討する方が、費用・期間・リスクのすべてを抑えられるというのが実務上の知見です。

ポイント（要点まとめ）

• ●現状の購買業務はExcel・メール・紙承認に依存する企業が依然多い
• ●自社の購買対象（定型／非定型、モノ／サービス）で課題の性格は変わる
• ●購買DXの絶対領域は ベンダー交渉と発注情報管理のデジタル化
• ●経営課題（品質・納期・コスト）と購買システム化が直結する意識醸成が鍵
• ●まずは業務フローの簡素化と情報一元化がDXの基盤
• ●システム導入は「標準→トライアル→必要最小の拡張」の順で進めると成功確率が高い