購買部門の担当業務に関する課題
社内への存在価値、貢献のために必要なこと

はじめに

当社ではこれまで、150社以上のさまざまな業界のお客様から、購買業務に関する課題や、情報システムに対する期待・ご要望など、幅広いお話を伺ってきました。
本コラムでは、その中でも購買業務を担当されている方々に焦点を当て、課題やニーズを整理・総括し、購買処理を支える情報システムとその運用のあるべき姿をシリーズ連載にしてご紹介していきます。

購買部門の声に応える、システム化に必要な視点とは？
皆様の購買業務の改善に向けたヒントとして、本コラムがお役に立てば幸いです。

1. 事業における購買の本質

購買部門の役割は、自社では対応できないモノや役務、処理を外部から供給してもらうことです。事業を直接・間接的に支えるために、適正な対価で調達し、品質が要求水準を満たしていることを確認し、必要なタイミングでモノや役務を確保することが求められます。

一方で、「必要な時に必要な人が予算を確保して手配すればよい」と考えると、特殊な役割を持つ購買部門の存在意義は薄れてしまう可能性があります。

2. 分散購買と集中購買の使い分け

購買方法は、調達の性質によって使い分けることが有効です。日常的に必要な定型品や、事業部門が仕様を定めて個別に発注する場合は、分散購買や担当者個々での対応でも処理が成立します。しかし、価格調整が必要だったり、納入方法や分割納品が複雑だったりする場合は、情報や事業知見を活かした集中購買が効果的です。集中購買により、購買の効率化やコスト削減が可能になります。

3. 購買業務の質が事業の質に直結

購買部門の業務は、単なる価格交渉や書類管理にとどまりません。価格・納期・納入方法の交渉や、下請法・在庫管理・消費期限・納期を考慮した発注、納入品質のチェックや取引先評価、コスト変動の把握と社内共有、書類管理など、多岐にわたります。さらに、事業部門やプロジェクトに参加して、事業遂行に並走する場合もあります。

4. 現代の購買部門で評価されること

以前は、購買部門の仕事は「価格交渉や書類整理」といった間接的業務のイメージが強く、専門性の高い人材が配属されることは少なかったです。現在は、事業の品質や成否に関わる判断や情報収集、事業計画への反映など、購買部門の貢献度は非常に高くなっています。

5. 重要なのは先見性

現代の購買部門では、事業部門向けの情報発信も視野に入れ、QCD（品質・コスト・納期）のレベル向上に努める傾向があります。その基本は、情報収集、分類・分析、そして見通し判断です。たとえば、購買とサプライチェーン、グローバル調達と金融リスク、内製化と供給会社の囲い込みなど、内側から外部環境まで踏まえた情報収集が重要です。

6. 購買DXによる事業貢献

購買活動で必要な情報には、非定型の外部情報と定型のQCD情報の両方があります。これらを整理・保管し、BIツールや社内情報共有システムで活用できる体制は、今や必須です。重要なのは、データアナリストに頼るのではなく、購買部門の担当者自身が視点を持ち、事業に最適な購買活動につなげることです。