専門化しての課題

はじめに

当社ではこれまで、150社以上のさまざまな業界のお客様から、購買業務に関する課題や、情報システムに対する期待・ご要望など、幅広いお話を伺ってきました。
本コラムでは、その中でも購買業務を担当されている方々に焦点を当て、課題やニーズを整理・総括し、購買処理を支える情報システムとその運用のあるべき姿をシリーズ連載にしてご紹介していきます。

購買部門の声に応える、システム化に必要な視点とは？
皆様の購買業務の改善に向けたヒントとして、本コラムがお役に立てば幸いです。

1. 事業社によって異なる購買部門業務の範囲

購買部門の業務は、事業内容から生じる購買要件や対象品目、さらに組織構成によって異なります。処理の流れで整理すると、次のように分類できます。

  • ・見積取得までの取引先選定
  • ・価格・納期交渉
  • ・要求者や組織責任者の承認取得、発注に伴うワークフロー申請
  • ・契約・発注情報の設定および発注先への通知
  • ・納品・検品・検収処理、関係部門への連絡
  • ・請求書の受領と発注・検収内容との照合
  • ・支払申請の依頼

これらは、要望から支払に至るまでの直接的または間接的な業務支援にあたります。
発注処理は多くの事業社で共通ですが、それ以外の業務範囲は事業や組織構成によって異なります。

2. 業務の奥行き

上記は処理業務に焦点を当てた一覧ですが、購買部門では業務成果の向上や円滑化を目的に、次のような付加的業務も多様な手法で行われます。

品質・価格・取引先に関する業務

  • ・仕入品質の確保、仕入先評価
  • ・価格データの整理・蓄積
  • ・取引先の発掘や価格動向調査

事業部門支援のための業務

  • ・要求仕様・製造仕様の理解と取引先への的確な伝達
  • ・取引条件変更の関係者周知
  • ・納期・搬入工程の調整（エンジニアリング）

期間を通じた計画業務

  • ・製造・事業に直結した購買計画
  • ・組織や総務方針の変更に応じた購買計画

購買部門の役割は、事業要求に基づく受動的な対応だけでなく、事業の一部を担う能動的な活動へと広がります。これは個人の判断だけでなく、組織のミッションとしても捉えられます。

3. 役割の基本方針

購買部門は「事業支援」「事業遂行」の中で専門分野を担う組織です。その根本方針は以下の通りです。

  • ・購買によって事業のQCD（品質・コスト・納期）を基準・要件内で実現する
  • ・要求品・役務・サービスを適切に分類し、最適な取引先を選定する
  • ・契約履行において不利や落ち度を避け、法令を順守しながら自社利益を守る

この方針に基づき、能動的・積極的な業務活動を計画・実行する戦略が購買部門には求められます。

4. 事業に貢献する戦略的購買

単に依頼された業務を処理するのではなく、「積極的に攻める姿勢」が、事業推進においても重要です。購買戦略としては、次の取り組みが考えられます。

  • ・事業計画に並行して参加し、必要要件を具体化・予測した購買計画の策定
  • ・サプライチェーンを含めた価格・納期傾向の継続的把握
  • ・購買方法の検討（複数社からの分割仕入、完成品か部材か、海外調達か、代理店かメーカーか 等）

成果を出すためには、品目・取引先・価格・納期の知識、自社事業の理解だけでなく、コスト構成や価値構成、契約や取引の成り立ち、さらにこれらの変化や予測に対応する力が必要です。
購買部門は、こうした要素を鳥瞰的に捉えられる「購買の専門家」としての役割を果たすことが重要です。

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5. 購買責任と専門化職務への対応

購買部門を専門化し、その組織意義を高めるには、業務品質や成果進捗の十分な管理・監視が不可欠です。第三者による監査の実施は容易ではないため、以下のような対策が考えられます。

  • ・マネジメント強化（実施内容と目標設定、達成確認、社内報告）
  • ・投入資源と成果のチェックおよび評価（定量的な費用対効果と定性的効果の両面）
  • ・事業部門や関連部門との情報共有（購買実態や課題、対策を含む）

これらを実行するには、取引処理を行う購買システムは不可欠です。加えて、結果を分類・把握できる付加機能を備え、営業・会計・基幹系システムと連携し、情報を抽出できる仕組みが求められます。