1. 発端は複雑な手配内容
購買要求はまずその要求仕様の提示から始まります。見積依頼から取引条件の制定、場合によっては交渉に至るまでが第一段階になります。その対象が定型的な商品であればその商品名や型番、メーカーの指定で間違いは起きません。
しかし、商品であってもその型式などのバリエーションが多種多様であったり、何らかの加工やオプションがある場合、また完全な製造依頼であると、仕様書や図面といった具体的な図書が伴わないと取引先への間違った要求伝達になります。さらに役務手配でも簡単な作業であればまだしも、専門性ある技術を求めるあるいは完了条件が複雑である場合は、取引先からの提示仕様や提案、場合によっては打合せが必要になる場合もあります。
2. 問題発生を食い止める調整役
このような伝達仕様が複雑なケースは特に、製造業や専門サービスの事業社に多いですが、一方では要求者が直接見積依頼や、取引先選定を、また発注連絡まで行うケースの多いようです。ただし、納期や価格は購買部門に依頼してくるケースもあるようです。定型的な商品であっても数量が多量であって、取引先からも一度には納入できない、分割で納品したい、最終の納品完了まで随分と期日がかかる、といったケースもあり、要求者と取引先の板挟みになることもあるようです。
また、取引条件の折り合いが付き発注となってからも、納入期日や納入品質に問題の発生、発注と納入の差異や齟齬の発生は、発注側の事業そのものへの影響にも至ります。発注内容の全てを検収できて処理と取引のゴール、あとは支払となるわけで、重要となるのは要求・依頼仕様そのものは要求者の問題として、その伝達と取引条件の妥当性を購買部門が最終的には担うわけです。
3. 求められるしくみ
この問題、リスクを低減するのは、情報そのものの伝達にあり、迅速性及び確実に社内外の関係者に伝達すること、また複数取引先との並行しての同報処理、そしてその経過や結果を要求者と随時かつ正確に共有すること、さらに結果を経験実績として残し、必要な時、同様または類似なケースで思考や判断の参考にすることといった、情報の記録、更新、照会、共有、伝達といった処理を一元実施する情報システムが有効になるわけです。
このしくみを１（ワン）システムで行えることを、実際にケースを想定してデモンストレーションでお示すると、殆どの購買部門のご担当者、また要求は発せられる事業部門の方、さらにはシステム化の相談を受けている情報システム部門の方々は、強いご期待を寄せていただくことになります。